Tietosuojaseloste

Seloste henkilötietojen käsittelystä ja rekisteröidyn oikeuksista

EU:n yleinen tietosuoja-asetus (2016/679)

Palvelun nimi: Verkkopalautejärjestelmä

Laatimispäivämäärä 25.1.2023

1. Rekisterinpitäjä

Janakkalan kunta
Yksikkö
Juttilantie 1, 14200 Turenki
03 68 011
kirjaamo(at)janakkala.fi

2. Tietosuojavastaava

Tommi Suoranta
03 680 1614
tommi.suoranta(at)janakkala.fi

3. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Verkkopalautejärjestelmässä henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on:
- palauteviestien käsittely ja vastaaminen niihin

Palautteiden henkilötietoja voivat käsitellä ja lukea vain ne Janakkalan kunnan työntekijät, jotka on nimetty palautteiden vastaajiksi ja joille on myönnetty lukuoikeus järjestelmään.

Palautteen anto myös nimettömänä on mahdollista.

Lähetetyt palautteet tallennetaan palautetietokantaan.

4. Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste

Henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteet on palautteen antajan suostumus.

5. Rekisterin tietosisältö

Vapaatekstikenttä sallii palautteenantajan kirjoittaa vapaavalintaista sisältöä. Palautteeseen voidaan laittaa myös liitetiedosto.

Halutessaan palautteen antaja voi täyttää seuraavat kentät: nimi, sähköpostiosoite, palauteteksti, palautteen sijainti ja palautteen julkaisulupa.

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Järjestelmään tallentuvat vain ne tiedot, jotka käyttäjät itsestään halutessaan antavat.

7. Käsittelyssä käytettävät järjestelmät

A. Sähköinen aineisto: Trimble Feedback https://janakkala.trimblefeedback.com/eFeedback/

Tietotekniset laitteet sijaitsevat suojatuissa ja valvotuissa tiloissa. Käyttöoikeudet perustuvat henkilökohtaisiin käyttöoikeuksiin ja niiden käyttöä valvotaan. Käyttöoikeudet myönnetään palautealuekohtaisesti.

B. Manuaalinen aineisto: Ei synny manuaalisia aineistoja.

8. Henkilötietojen suojauksen periaatteet

Vain nimetyillä henkilöillä on oikeus käsitellä palautetta. Oikeudet annetaan palautteiden pääaihealueiden mukaisesti.

9. Automatisoitu päätöksenteko, mukaan lukien profilointi

Automatisoituja päätöksiä ei tehdä.

10. Tietojen säännönmukaiset luovutukset

Tietoja ei luovuta kuin palautteen käsittelijöille.

11. Tietojen siirto EU-/ETA-alueen ulkopuolelle

Tietoja ei siirretä EU:n tai ETA-alueen alueen ulkopuolelle.

12. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa itseään koskevat henkilötiedot, pyytää tietojensa oikaisemista tai poistamista, pyytää käsittelyn rajoittamista tai vastustaa käsittelyä ja oikeus pyytää henkilötietojen siirtämistä järjestelmästä toiseen/rekisterinpitäjältä toiselle.

Rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa antamansa suostumus, mikäli henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn antamaan suostumukseen.

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus Tietosuoja-valtuutetun toimistoon (PL 800, 00521 Helsinki, tietosuoja(at)om.fi, 029 566 6700), mikäli rekisteröity katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä on rikottu voimassa olevaa tietosuojalainsäädäntöä.

Mahdolliset henkilötietojen käsittelyä koskevat pyynnöt tulee osoittaa tietosuojavastaavalle.